CARE Bénin/Togo – Demande de propositions pour la destruction sécurisée et certifiée de ses archives (clôture le 26 novembre à 10h00)
Type d’offre : Demande de propositions – marché de services pour entreprises spécialisées
Domaine : Gestion des archives, destruction sécurisée de documents, confidentialité des données
Lieu ou format : Bénin et Togo – CARE Bénin/Togo
Introduction / Contexte
CARE Bénin/Togo recherche une entreprise spécialisée pour assurer la destruction sécurisée, confidentielle et certifiée de ses archives arrivées au terme de leur durée réglementaire de conservation. Soumission jusqu’au 26 novembre 2026 à 10h00, GMT+1.
Description détaillée
⚠️ À qui s’adresse cette annonce : à des entreprises spécialisées, personnes morales, et non à des particuliers. Si vous travaillez dans une société de gestion documentaire, d’archivage, de recyclage de papier ou de services aux entreprises, transmettez-lui cette information : c’est un marché qui se gagne parce que quelqu’un a vu l’annonce à temps.
📅 Deux dates à ne pas confondre, et c’est le point d’organisation le plus important :
- ❓ 18 novembre 2026 : date limite des demandes d’éclaircissement ;
- 📨 26 novembre 2026 à 10h00, GMT+1 : date limite de soumission.
⭐ Le délai d’éclaircissement est votre seule fenêtre pour poser des questions – utilisez-la. Huit jours séparent les deux échéances, et ce n’est pas un détail de procédure : passé le 18 novembre, vous construirez votre offre sur vos hypothèses. Or dans un marché de destruction d’archives, les inconnues qui déterminent le prix sont nombreuses : volume en mètres linéaires ou en tonnes, nombre et localisation des sites – Bénin, Togo, ou les deux –, nature des supports – papier seul, ou aussi disques durs, clés USB, archives reliées –, présence ou non d’un représentant de CARE lors de la destruction, niveau de broyage exigé, et qui transporte. Lisez le dossier de consultation cette semaine, listez vos questions, et envoyez-les avant le 18. Une offre bâtie sur des suppositions se perd sur le prix ou se gagne à perte.
🕐 L’heure de soumission, convertie : 10h00 GMT+1 correspond à 10h00 à Cotonou, Lomé, Lagos et Douala, et à 09h00 à Dakar, Abidjan, Bamako et Ouagadougou. Dans une procédure de passation, une offre arrivée à 10h01 est irrecevable sans recours.
📧 Attention à ne pas confondre les deux adresses, l’erreur est fatale :
- 🛠️ [email protected] : uniquement en cas de difficulté d’accès au dossier de consultation ;
- 📨 [email protected] : adresse exclusive d’envoi des propositions.
Une proposition envoyée à l’adresse Procurement n’est pas une proposition soumise. C’est un classique des marchés perdus pour rien.
💰 La validité de 90 jours a une conséquence directe sur votre prix. L’annonce précise que les offres doivent rester valides 90 jours à compter de la date limite de soumission – soit jusqu’à fin février 2027. Votre tarif doit donc tenir pendant trois mois : intégrez les variations possibles du carburant, du transport et de la main-d’œuvre. Une offre trop serrée vous engagera à perte, et vous ne pourrez pas la réviser.
⭐ Le mot décisif de cet appel est « certifiée », et c’est lui qui définit le livrable. CARE ne cherche pas quelqu’un qui emporte du papier : elle cherche une entreprise capable de prouver que les documents ont été détruits – par un certificat de destruction en bonne et due forme, mentionnant les volumes, la date, le lieu, la méthode et les responsables. Une organisation internationale détient des données personnelles de bénéficiaires, des dossiers de ressources humaines, des pièces financières : elle doit pouvoir démontrer à ses auditeurs et à ses bailleurs que ces documents n’existent plus. Dans votre offre, détaillez la traçabilité : scellés sur les contenants, bordereaux, chaîne de responsabilité, possibilité d’assister à la destruction, format du certificat. C’est cela que l’on achète, bien avant le prix du kilo.
♻️ Un argument à ne pas oublier : si votre procédé permet le recyclage du papier broyé après destruction, dites-le. Une organisation comme CARE y est sensible, et cela peut faire la différence entre deux offres techniquement équivalentes.
📥 Le dossier de consultation et les termes de référence sont téléchargeables en ligne, et c’est le seul document qui compte : l’annonce diffusée n’en est qu’un résumé.
⚠️ Ce que l’annonce ne précise pas : le volume d’archives concerné, les sites d’intervention, le budget estimatif, les critères d’évaluation des offres et leur pondération, les pièces administratives exigées et le calendrier d’exécution. Tout cela figure dans le dossier de consultation.
Processus de candidature
Documents à fournir : Dossier de consultation et termes de référence à télécharger en ligne. En cas de difficulté d’accès uniquement : [email protected]. Les propositions doivent être envoyées exclusivement à [email protected]. Les demandes d’éclaircissement sont reçues jusqu’au 18 novembre 2026. Les offres doivent rester valides 90 jours à compter de la date limite de soumission.
Date limite : 26 novembre 2026 à 10h00 GMT+1 (soit 09h00 à Dakar et Abidjan)
Appel à l’action
Posez vos questions avant le 18 novembre : c’est votre seule fenêtre pour chiffrer juste !
Informations supplémentaires / contact
Les demandes d’éclaircissement sont reçues jusqu’au 18 novembre 2026 et les offres doivent rester valides 90 jours à compter de la date limite de soumission, soit jusqu’à fin février 2027. Initiative CARE Bénin/Togo.
